znai-svoi-prava@yandex.ru \ zsp-2017@yandex.ru

Архив: № 9 (60) 2013 г.
Регистрируем документы

Виктория БОЛЬШАКОВА, специалист по кадровому учету

В начале практики кадровиков и секретарей довольно часто возникают вопросы о том, как правильно регистрировать документы – как присваивать номера, куда подшивать, где регистрировать многочисленные приказы,  справки, письма, трудовые договоры и многое другое.
Для того, чтобы во всем этом разобраться, надо начать с журналов учета (книг учета). В идеале для каждого наименования документа должна быть своя книга учета или журнал. Например, приказы на отпуск регистрируются в журналах учета отпусков, трудовые договоры – в журнале учета трудовых договоров и так далее. А вот регистрацию приказов на прием, перевод и увольнение можно регистрировать вместе, в одном журнале.
Нумерация документов ведется внутри  календарного года. Это не просто так принято, а еще и удобно. Каждый документ содержит название, дату и номер (или индекс). Если с датой и названием документа все понятно, то из чего складывается индекс, рассмотрим подробнее.  Как правило, индекс содержит буквенное и цифровое обозначение.  Цифры обозначают порядковый номер документа. А буквами можно обозначить принадлежность документа к определенному виду, например, «к» — документы по кадрам, «л/с» — документы по личному составу (что, в принципе, одно и то же, просто выражение «личный состав» заимствовано с военной службы). Буквы «о» или «от», как правило, обозначают отпуска, «км», «ком», «к» — командировки.  Бывают и более сложные индексы, содержащие кроме всего прочего и разряд подразделения организации.
Примеры:  «Приказ №25-от»  означает, что это 25-й по счету в этом календарном году приказ на отпуск.  А «Приказ №7-км» говорит о том, что командировка в этом году будет уже седьмая. «Распоряжение №15/5-орд» может означать 15 документ по организационно-распорядительной деятельности («орд»), касающийся 5 отдела организации, это может быть, например, цех №5.
Для удобства секретарей и кадровиков порядковый номер и дату документа можно сначала внести в журнал учета, а затем – в документ. Так и происходит регистрация документов. Хранятся документы в папках. Папки (дела) формируются по окончании календарного года. Распределение документов по папкам происходит не только в зависимости от типа, но и от сроков хранения архивных документов.
Универсальным документом для всех подразделений предприятия является «Номенклатура дел». Это внутренний локальный нормативный акт, издаваемый для исполнения всеми структурными подразделениями предприятия. По нему можно легко определить, под каким номером какой отдел зарегистрирован. Кроме того, в номенклатуре обычно прописано, где и какие документы необходимо регистрировать, какой индекс присваивать.
Рекомендуем в локальных нормативных актах прописать какие документы и где вы регистрируете,  какие номера и индексы им присваиваете, а также указать, в каких случаях нумерация начинается каждый год заново.

Оставить комментарий